A conferência organiza documentos e perguntas. Ela não substitui contabilidade, auditoria ou orientação jurídica e não permite concluir, sozinha, que houve fraude ou irregularidade.
Comece pelo período e pelos saldos
Defina o mês ou intervalo, saldo inicial, receitas, despesas, transferências, aplicações, resgates e saldo final. Em regra, o saldo final de um período deve conversar com o inicial do seguinte, considerando todas as contas utilizadas.
1. Extratos e conciliação
Confira conta corrente, aplicações, fundo de reserva e contas específicas. Compare créditos e débitos com balancete, demonstrativo, razão e relatório de pagamentos. Transferência entre contas não é automaticamente receita ou despesa.
2. Notas, comprovantes e contexto
Cruze fornecedor, valor, data, serviço e pagamento. Dependendo da despesa, procure nota fiscal, recibo, boleto, comprovante, contrato, ordem de serviço, orçamento e aprovação. Uma nota emitida não explica sozinha a necessidade, o escopo ou a execução.
3. Contratos e fornecedores recorrentes
Compare valor contratado, reajustes, cobrança mensal, serviços extras, multas e aditivos. Uma diferença pode ter explicação, mas deve ser documentada. Quanto mais relevante ou incomum a despesa, mais contexto vale solicitar.
4. Folha e encargos
Separe salários, férias, 13º, horas extras, benefícios, INSS, FGTS, encargos e provisões. Um total mensal não demonstra sozinho regularidade trabalhista. Respeite a privacidade dos colaboradores e restrinja o acesso aos documentos necessários.
5. Contas de consumo e cobranças repetidas
Compare água, energia, gás, tarifas, juros e multas com períodos anteriores. Duas linhas iguais podem ser parcelas ou competências diferentes; registre “possível duplicidade a verificar” até conferir identificadores e comprovantes.
6. Orçado versus realizado
| Categoria | Orçado | Realizado | Diferença |
|---|---|---|---|
| Pessoal | — | — | — |
| Manutenção | — | — | — |
| Consumo | — | — | — |
| Contratos | — | — | — |
O objetivo não é exigir coincidência perfeita, mas perceber categorias persistentemente acima do previsto e despesas extraordinárias.
7. Fundo de reserva e taxas extras
Acompanhe separadamente saldo inicial, arrecadações, rendimentos, usos e saldo final. Para taxa extra, siga a sequência: quanto foi aprovado, arrecadado, gasto e quanto resta, sempre conforme convenção e decisões da assembleia.
8. Certidões e despesas extraordinárias
Quando fizer parte da sua função, verifique certidões, seguros, licenças, inspeções e obrigações aplicáveis. Obras e reparos maiores podem exigir decisão, orçamentos, contrato, cronograma, medições e justificativa.
9. Três classificações úteis
- Conferido: documentos e movimentação parecem coerentes.
- Pendente: falta documento ou informação.
- Merece atenção: algo precisa de explicação ou comparação melhor.
Essa linguagem evita julgamentos prematuros e prepara perguntas objetivas para a reunião.
10. Quando buscar ajuda
Considere apoio contábil, auditoria, jurídico ou especialista diante de grande volume, diferenças relevantes sem conciliação, dúvidas trabalhistas ou tributárias, contratos complexos, ausência repetida de documentos ou necessidade de parecer técnico.
Base legal consultada
O Código Civil atribui ao síndico prestar contas à assembleia anualmente e quando exigidas (art. 1.348), prevê reunião anual para apreciação das contas (art. 1.350) e permite conselho fiscal para emitir parecer sobre as contas (art. 1.356). Consulte também a convenção e as deliberações do seu condomínio.